Gestion des contributions

Galette vous permet de gérer les contributions envoyées par vos adhérents. Il y a différents types de contributions, et des transactions sont aussi proposées.

Une transaction ? Qu’est ce que c’est ? Et bien, un petit exemple simple vaut mieux qu’un long discours… Nous utiliserons trois adhérents d’une même association : Marc, Julie et Zac. Chacun est est adhérent, indépendamment des groupes ou autes auquel il peut être affecté, ça n’a aucune importance.

Zac vous envoie un chèque pour payer sa propre cotisation, celles de Marc et Julie, et aussi un don à l’association. Dans ce cas, le chèque de Zac sera géré dans une transaction attachée à son compte, et qui sera ventilée en quatre contributions, chacune attachée à son propre adhérent.

Un autre exemple : Pierre paie sa propre contribution, sa transaction ne contiendrai que son adhésion, et serait ventilée en une seule contribution.

Si, Pierre, Zac, Julie ou Marc sont en retard, vous pouvez leur envoyer une rappel :p

Contributions

Une contribution peut être une adhésion, un don, un cadeau, … Galette vous pemet de stocker tout cela pour chaque adhérent.

Types de contributions

Les contributions sont entièrement paramétrables. Il y a deux principaux types de contributions dans Galette :

  • celles qui donnent lieu à une extension de l’adhésion (un renouvellement mensuel ou annuel d’adhésion par exemple),
  • celles qui ne donnent pas lieu à une extension de l’adhésion, comme les dons.

La gestion des types de contribution vous permet de définir un nom et si elle donne lieu à une extension de l’adhésion ou non.

Rappels

Des modèles de courriels pour rappeler les dates d’échéances sont disponibles dans les contenus des courriels (« Échéances proches » et « Échéances dépassées »).

Le bouton rappel du tableau de bord ou l’entrée rappels du menu configuration vous donnent accès à l’interface de gestion des rappels.

Reminders management interface

Deux catégories peuvent être sélectionnées :

  • las adhérents dont la date d’échéance est proche,
  • les adhérents dont la date d’échéance est passée.

Par défaut (ce n’est actuellement pas configurable), les rappels sont envoyés un mois, puis sept jours avant la date d’échéance ; et ensuite un puis deux mois après l’expiration de la date d’échéance. Les rappels sont stockés dans la base de données, si vous n’en avez encore envoyé aucun, tous les membres correspondants auront un rappel.

Galette vous dira si certains adhérents n’ont pas d’adresse de courriel, vous pourrez imprimer des étiquettes pour ces derniers.

Enfin, il est possible d’automatiser l’envoi des rappels avec une tâche cron qui appellera le fichier galette/reminder.php. Si vous voulez que les rappels soient envoyés chaque jour à 8h30, alors ajoutez une fichier /etc/cron.d/galette (sur Fedora et assimilés, référez-vous à la documentation de votre système sur la manière de mettre en place une tâche cron) avec le contenu suivant :

30  8  *  *  *  apache /usr/bin/php -f /var/www/galette/reminder.php

Factures et reçus

Dans la liste des contributions, il y a une icône PDF qui fournit une facture ou un reçu pour une contribution.

Vous pouvez personnaliser le PDF en utilisant :ref:les modèles PDF <pdf_models>`.

Transactions

Comme vu dans l’exemple en introduction, une transaction est un système de paiement global pour un adhérent.

Seules quelques informations sont nécessaires à l’ajout d’une nouvelle transaction :

  • une description,
  • l’émetteur,
  • la date (date courante par défaut),
  • le montant.
Transactions list

Chaque transaction est ventilée entre différentes contributions, dans la limite du montant de la transaction. Une transaction n’a en elle même aucun effet sur les dates d’échéances des adhérents.

Add a transaction

Après l’ajout d’une nouvelle transaction, vous serez redirigé vers la création d’une nouvelle contribution. Si cette dernière ne ventile pas le montant total de la transaction, Galette vous proposera d’en créer une autre. Par défaut, le montant d’une nouvelle contribution depuis une transaction sera le montant non encore ventilé de la transaction.

Add a contribution linked to a partially dispatched transaction

Bien sûr, il est également possible de modifier une transaction :

Transaction edition

Vous pouvez aussi attacher es contributions existantes au lieu d’en créer de nouvelles.

Add an already existing contribution to a transaction

Sélection des adhérents

La liste déroulante pour choisir un adhérent qui est disponible dans les contributions et les transactions (ainsi que dans certains plugins) n’affiche que quelques adhérents, pour des raisons de performances.

Vous pouvez en afficher davantage en utilisant le lien « Charger les adhérents suivants… », et vous pouvez aussi essayer de chercher en entrant n’importe quel text (la recherche sera effectuée dans les nom, prénom et identifiant).